Planificación, organización y control de eventos. HOTG0108 - Creación y gestión de viajes combinados y eventos

El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados Introducción. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda. Mecanismos de decisión. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución. Resumen. Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones Introducción. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: recursos turísticos, delimitación geográfica, políticas públicas, imagen de marca, infraestructuras especializadas, coexistencia de productos turísticos (oferta). Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional. Resumen. Los eventos, su tipología y su mercado Introducción. El concepto de evento. Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros. El mercado de eventos. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora. Fases del proyecto de un evento: planificación, organización, desarrollo, evaluación. Resumen. El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización Introducción. Fuentes y medios de acceso a la información. Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios. Negociación con proveedores. Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos. Programación de la logística y de los recursos humanos. Programación de ofertas pre y posevento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios. Presidencias honoríficas y participación de personalidades. Confección de cronogramas. Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad. Presupuesto del evento. Resumen. Servicios requeridos en la organización de eventos Introducción. Servicios de alojamiento y restauración: establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos. Otros servicios requeridos en los eventos. Resumen. Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos Introducción. Tipos y comparación. Programas a medida y oferta estándar del mercado. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas online. Resumen. El evento como proyecto: organización Introducción. La organización del evento: definición de funciones y tareas. Comités y secretarías: funciones y coordinación. Gestión de colaboraciones y patrocinios. Soportes y medios para ofrecer información del evento. Difusión del evento y captación de participantes. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos. Funciones y responsabilidades. Procedimientos e instrucciones de trabajo. Resumen. El evento como proyecto: dirección y control Introducción. Control de inscripciones. Control de cobros. Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos. Protección de datos personales. Documentación del evento. Procesos administrativos y contables. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones. Coordinación. Evaluación de servicios y suministros. Evaluación de servicios. Formalización de contratos. Documentación. Supervisión y control del desarrollo del evento. Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes. Documentos de control del evento. Resumen. Glosario Bibliografía